POLÍTICA DE CONFLICTO DE INTERESES
ATRIAFINANCIAL SA (PTY) LTD.
OBJETIVO
El objetivo de la presente Política es especificar los procedimientos establecidos por Atriafinancial SA (Pty) Ltd (en adelante, la «Empresa»), una empresa constituida con arreglo a las leyes de Sudáfrica, cuyo domicilio social se encuentra en 3rd Floor, 34 Whiteley Blvd, Melrose Arch, Birnam, 2196 y que es un Proveedor de Servicios Financieros regulado en el ejercicio de sus actividades por la Autoridad de Conducta del Sector Financiero de Sudáfrica («FSCA») con la licencia 36060, para identificar y gestionar y controlar de forma responsable y, en caso necesario, revelar los conflictos de intereses que surjan en relación con su actividad y para reducir el riesgo de desventaja para el cliente y de responsabilidad legal, censura reglamentaria o daño a los intereses comerciales y a la reputación de la Empresa, así como para garantizar el cumplimiento de los requisitos legislativos.
DEFINICIÓN DE CONFLICTO DE INTERESES Y POLÍTICA DE LA EMPRESA
Un «conflicto de intereses» implica el abuso real, aparente o potencial de la confianza que las personas depositan en profesionales, empresas o terceros. Por lo tanto, un conflicto de intereses implica sólo el potencial de parcialidad, no la probabilidad. Además, un conflicto de intereses es una situación en la que las consideraciones financieras u otras consideraciones personales tienen el potencial de comprometer o sesgar el juicio profesional y la objetividad.
Un conflicto de intereses aparente es aquel en el que una persona razonable pensaría que el juicio del profesional puede verse comprometido.
Un conflicto de intereses potencial implica una situación que puede convertirse en un conflicto de intereses real.
El interés financiero puede adoptar numerosas formas, tales como, entre otras, dinero en efectivo, su equivalente en efectivo, vales, regalos, servicios, ventajas, beneficios, descuentos, viajes nacionales o al extranjero, hospitalidad, alojamiento, patrocinio u otro incentivo o contraprestación valiosa. Por regla general, la Empresa considera que un interés financiero coloca a un empleado en una posición más ventajosa y/o beneficiosa de la que hubiera tenido en condiciones normales de trabajo.
Es importante señalar que un conflicto de intereses existe tanto si las decisiones se ven afectadas por un interés personal como si no. Los conflictos de intereses en el sentido de la Ley FAIS pueden describirse como circunstancias en las que algunos o todos los intereses de los clientes a los que un proveedor de servicios financieros o un proveedor de productos proporciona servicios o productos financieros, son incompatibles con, o divergen de, algunos o todos los intereses del PSF, sus representantes o el proveedor de productos.
No es posible enumerar todas las situaciones que podrían constituir un conflicto. Los hechos de cada situación determinarán si el interés en cuestión es tal que lo sitúa dentro del área de conflicto potencial. Por lo tanto, como empresa hemos puesto en marcha un registro de Conflictos de Intereses y un registro de regalos en el que se consignarán todas las nuevas situaciones que puedan considerarse Conflictos de Intereses o que tengan potencial para convertirse en conflictos de intereses reales, pero también qué regalos pueden recibir las personas pertinentes de los clientes que no infrinjan estas políticas.
La Empresa define un conflicto de intereses como cualquier situación en la que la Empresa o un individuo se encuentre en posición de explotar, abusar o tergiversar al cliente o a la Empresa en una capacidad profesional u oficial de cualquier forma o manera para beneficio y/o ganancias corporativas o personales. A efectos de identificar si puede surgir o ha surgido un conflicto de intereses en el curso de la prestación de servicios de inversión y auxiliares (o una combinación de ambos) y si la existencia puede perjudicar los intereses de un cliente, y/o la integridad de la Empresa. La Empresa tendrá en cuenta, como mínimo, los siguientes factores, si la Empresa o una persona relevante, o una personas están directa o indirectamente vinculadas por el control de la Empresa, en cualquiera de las siguientes situaciones, ya sea como resultado de la prestación de servicios de inversión o auxiliares o actividades de inversión o de otro tipo:
a. La Empresa o una persona relevante, o una persona está directa o indirectamente vinculada por control a la Empresa, es probable que obtenga un beneficio financiero o evite una pérdida financiera, a expensas del cliente.
b. La empresa o una persona relevante, o una persona directa o indirectamente vinculada por control a la empresa, tiene un interés en el resultado de un servicio prestado al cliente, o de la transacción realizada en nombre del cliente, que es distinto del interés del cliente en dicho resultado.
c. La empresa o una persona relevante, o una persona directa o indirectamente vinculada por control a la empresa, tiene un incentivo financiero o de otro tipo para favorecer los intereses de otro cliente o grupo de clientes en detrimento de los intereses del cliente.
d. La Empresa o una persona relevante, o una persona está directa o indirectamente vinculada por control a la Empresa, lleva a cabo el mismo negocio que el cliente.
e. La empresa o una persona relevante, o una persona directa o indirectamente vinculada por control a la empresa, reciba o vaya a recibir de una persona distinta del cliente un incentivo en relación con un servicio prestado al cliente, en forma de beneficios o servicios monetarios o no monetarios.
f. que la persona relevante ha recibido regalos de clientes que no han sido declarados en el registro de regalos de la Empresa o un regalo recibido fuera del umbral aceptable de la política de regalos de la Empresa.
«Persona relevante en relación con la Empresa» significa cualquiera de las siguientes personas
a) un miembro del Consejo de Administración, socio o equivalente, directivo o agente vinculado de la Empresa;
b) un empleado de la Empresa o de un agente vinculado de la Empresa, así como cualquier otra persona física cuyos servicios se pongan a disposición y bajo el control de la Empresa o de un agente vinculado de la Empresa que participe en la prestación por parte de la Empresa de servicios de inversión o/y en la realización de actividades de inversión;
c) una persona física que participe directamente en la prestación de servicios a la Empresa o a su agente vinculado en virtud de un acuerdo de externalización con el fin de que la Empresa preste servicios de inversión y/o realice actividades de inversión.
Las partes afectadas, si surge un conflicto de intereses, pueden ser la Empresa, sus empleados o sus clientes. Más concretamente, puede surgir un conflicto de intereses entre las siguientes partes
a. Entre el cliente y la Empresa.
b. Entre dos o más clientes de la Sociedad.
c. Entre la Empresa y sus empleados.
d. Entre un cliente de la empresa y un empleado o directivo de la empresa.
e. Entre los departamentos de la empresa.
Los conflictos de intereses pueden producirse en varias situaciones, por ejemplo:
– Es probable que la empresa sufra una pérdida financiera global o evite una pérdida financiera ejecutando la orden específica de un cliente.
– Es probable que la empresa obtenga una ganancia financiera general si no ejecuta la orden específica de un cliente.
– El mercado se mueve en una dirección de un punto / momento en que la ejecución de la orden del cliente dará lugar a una pérdida financiera para la Empresa.
– La política de cobertura de la empresa se ve afectada negativamente por el movimiento del mercado y, como resultado, las órdenes de los clientes se rechazan para evitar una pérdida financiera para la Empresa.
– Los empleados de la empresa anteponen sus propios intereses a los intereses de los clientes de la empresa (comisiones, incentivos, etc.) La Empresa tiene un interés en el resultado de un servicio prestado a sus clientes o de una operación realizada por cuenta del cliente, que es diferente del interés del cliente en dicho resultado.
– La Empresa tiene un incentivo financiero o de otro tipo para favorecer los intereses de un cliente por encima de los intereses de otro cliente al prestar el mismo servicio de inversión en circunstancias que, por lo demás, son idénticas;
Control y prevención de conflictos de intereses
Where conflicts, or potential conflicts, are identified or reported, the Company is committed to ensuring that they are effectively and fairly managed so as to prevent these conflicts from constituting or giving rise to a material risk of damage to the interests of the Company’s customers or the Company’s integrity. The Company applies at least one of the following measures to every conflict or potential conflict:
- Staff training
- Segregation of duties (see below)
- Chinese walls (see below)
- Record keeping
- Conflict of Interest Register
- Gift Register
- Regular independent monitoring or review
- Disclosure to clients (see below)
– Internal reporting and reviews on regular basis.
Cuando se identifican o notifican conflictos, o conflictos potenciales, la Empresa se compromete a garantizar que se gestionan de forma eficaz y justa para evitar que estos conflictos constituyan o den lugar a un riesgo material de daño a los intereses de los clientes de la Empresa o a la integridad de la Empresa. La empresa aplica al menos una de las siguientes medidas a cada conflicto o conflicto potencial:
– Formación del personal
– Segregación de funciones (véase más abajo)
– Chinese Walls (véase más abajo)
– Mantenimiento de registros
– Registro de conflictos de intereses
– Registro de regalos
– Supervisión o revisión periódica independiente
– Información a los clientes (véase más abajo)
– Informes y revisiones internas periódicas.
Gestión de conflictos de intereses
A. Independencia y separación de funciones
Las siguientes funciones y departamentos están segregados como medidas para prevenir o gestionar los conflictos de intereses:
– La negociación y el front office;
– El front office y el back office;
– Establecimiento de cuenta bancaria y pagos;
– Ventas y aceptación de clientes;
– Establecimiento de datos y transacciones;
– Orden de pago y ejecución de pagos;
Además, la empresa ha adoptado las siguientes medidas para garantizar el grado de independencia necesario:
• Medidas para impedir o controlar el intercambio de información entre personas relevantes que participen en actividades que impliquen un riesgo de conflicto de intereses cuando el intercambio de dicha información pueda perjudicar los intereses de uno o más clientes. (por ejemplo, estableciendo una muralla china – véase la sección B más adelante)
• Supervisión directa de las personas pertinentes cuyas funciones principales impliquen la realización de actividades por cuenta de clientes cuyos intereses puedan entrar en conflicto, o la prestación de servicios a los mismos, o que representen de otro modo intereses diferentes que puedan entrar en conflicto, incluidos los de la Empresa. Los departamentos de la Empresa cuyos intereses pueden entrar en conflicto con los de los clientes son:
i. Departamento de Sala de Operaciones
ii. Servicio de Atención al Cliente
iii. Departamento de Ventas y Retención
• Supresión de cualquier vínculo directo entre la remuneración de las personas relevantes dedicadas principalmente a una actividad y la remuneración de, o los ingresos generados por, diferentes personas relevantes dedicadas principalmente a otra actividad, cuando pueda surgir un conflicto de intereses en relación con dichas actividades:
i. Los empleados de la Sala de Operaciones, del Servicio de Atención al Cliente, del Departamento de Ventas y del Departamento de Retención no relacionan su remuneración con los resultados de los clientes.
ii. Lo mismo se aplica a los empleados del Departamento de Marketing.
• Medidas para impedir o limitar que cualquier persona ejerza una influencia inadecuada sobre la forma en que una persona relevante realiza y/o promueve servicios o actividades de inversión o auxiliares. Además, la persona que decide o influye en el bono de un individuo puede ejercer una influencia indebida sobre la integridad de juicio de dicho individuo.
• Medidas para impedir o controlar la implicación simultánea o secuencial de una persona pertinente en servicios o actividades de inversión o auxiliares separados, como la recepción y transmisión de órdenes de clientes y tareas como la toma de decisiones sobre carteras y el cálculo del rendimiento, cuando dicha implicación pueda perjudicar la correcta gestión de los conflictos de intereses.
B. Chinese Walls
Las Chinese Walls son esencialmente barreras de información que se utilizan para evitar que la información privilegiada o altamente confidencial que posee una parte de la empresa sea transmitida u obtenida indebidamente por otra parte de la empresa.
Cuando se utiliza una Chinese wall como forma de gestionar los conflictos de intereses, no se considerará que las personas situadas al otro lado de la wall están en posesión de conocimientos que les han sido denegados como consecuencia de la Chinese wall. Por ejemplo, cuando se hayan establecido disposiciones para garantizar que las entidades pertenecientes a un mismo grupo operen independientemente unas de otras con Chinese walls efectivas, no se considerará que las entidades tienen conocimiento unas de otras a efectos de conflictos de intereses. El acceso a los datos del servidor y de los clientes está restringido por departamento, de acuerdo con la Política de Seguridad de Servidores de la empresa.
Para restringir el flujo de información confidencial y privilegiada dentro de la Empresa, ésta mantiene Chinese walls y separación física de los siguientes departamentos:
Revelación de conflictos de intereses
Cuando las medidas adoptadas por la Empresa para gestionar los conflictos de intereses no sean suficientes para garantizar, con razonable confianza, que se evitarán los riesgos de perjuicio para los intereses de los clientes, la Empresa procederá a revelar los conflictos de intereses al cliente. Antes de realizar una operación o prestar un servicio de inversión o auxiliar a un cliente, la Sociedad deberá revelar al cliente cualquier conflicto de intereses real o potencial. La revelación se hará en la primera oportunidad posible , en un medio duradero e incluirá detalles suficientes, teniendo en cuenta la naturaleza del cliente, para permitirle tomar una decisión informada con respecto a la inversión o servicio auxiliar en cuyo contexto surja el conflicto de intereses.
Se dará a los clientes la oportunidad de decidir si continúan o no su relación con nosotros sin obstáculos irrazonables.
La Empresa se asegurará de que la revelación a los clientes de conformidad con esta sección sea una medida de último recurso que se utilizará únicamente cuando los acuerdos efectivos establecidos por la Empresa para prevenir o gestionar sus conflictos de intereses no sean suficientes para garantizar, con una confianza razonable, que se puedan prevenir los riesgos de perjuicio para los intereses del cliente.
La revelación deberá:
a) Indicar claramente que las disposiciones organizativas y administrativas establecidas por la Empresa para prevenir o gestionar dicho conflicto no son suficientes para garantizar, con una confianza razonable, que se prevendrán los riesgos de perjuicio para los intereses del cliente;
b) Incluir una descripción específica de los conflictos de intereses que surjan en la prestación de servicios de inversión y/o auxiliares, teniendo en cuenta la naturaleza del cliente al que se hace la revelación. La descripción explicará con suficiente detalle para permitir a ese cliente tomar una decisión informada con respecto a la inversión o servicio auxiliar en cuyo contexto surgen los conflictos:
i. La naturaleza general y las fuentes de los conflictos de intereses;
ii. Los riesgos para el cliente que se derivan de los conflictos de intereses; y
iii. Las medidas adoptadas para mitigar los riesgos.
Mantenimiento de registros
La Empresa mantiene y actualiza periódicamente un registro de los tipos de inversión y servicio auxiliar o actividad de inversión llevados a cabo por o en nombre de la Empresa en los que haya surgido o, en el caso de un servicio o actividad en curso, pueda surgir un conflicto de intereses que implique un riesgo de perjuicio para los intereses de uno o más clientes. La siguiente documentación se conservará durante un período mínimo de 5 (cinco) años:
• Esta política, cualquier variación funcional si procede
• Material de formación y registros de formación;
• Formularios de notificación de conflictos de intereses;
• Cualquier otra documentación utilizada para demostrar la gestión de conflictos de intereses.
Todos los registros y datos personales que la Empresa conservará como parte de su mantenimiento de registros serán conformes con el Acuerdo del Cliente y con cualquier ley y normativa que la Empresa esté obligada a cumplir. Le recomendamos encarecidamente que revise el Acuerdo con el Cliente y, si tiene alguna duda, póngase en contacto con nosotros en [email protected]
Registro de conflictos de intereses
Este Registro de Conflictos de Intereses resume todos los Conflictos de Intereses potenciales y reales que cubren las Políticas de la Empresa, así como los controles de mitigación establecidos para gestionar cualquier conflicto. Este registro puede consultarse previa solicitud. El registro se actualiza cuando se pone de manifiesto un conflicto y se revisa anualmente. (Apéndice B)
Registro de regalos
Este Registro de Regalos Recibidos documenta todos los intereses financieros y los intereses financieros inmateriales ofrecidos o recibidos por las Personas Relevantes. El registro se actualiza cuando se recibe u ofrece un regalo y se revisa anualmente. (Apéndice c)
Bloqueo de conflictos
Cuando los superiores jerárquicos no puedan resolver un conflicto a satisfacción de todas las partes, el Jefe de Cumplimiento tendrá derecho a adoptar una decisión final sobre cualquier conflicto que se encuentre en punto muerto. En su calidad de Persona Autorizada responsable de Cumplimiento y Riesgos, la decisión final del Jefe de Cumplimiento será vinculante para todas las partes.
Revisión de la Política
Esta Política se revisará periódicamente. La empresa adoptará todas las medidas apropiadas para subsanar cualquier deficiencia.
Se considerará una deficiencia en la política de conflictos de intereses de la empresa el hecho de que se confíe excesivamente en la divulgación de los conflictos de intereses.
Procedimientos para la gestión de la identificación de conflictos de intereses
La empresa es responsable de establecer procedimientos para la identificación, prevención y control de los conflictos de intereses. La Dirección de Riesgos y el Responsable de Cumplimiento realizan comprobaciones y supervisiones para determinar si se controlan los posibles conflictos de intereses. En caso de incumplimiento de la política, se informa a la dirección responsable y se toma una decisión sobre cómo resolver la situación en consulta con la dirección. En caso de que se identifique un conflicto de intereses y no sea posible para la empresa evitarlo o controlarlo, la empresa lo notificará al cliente, como se ha comentado anteriormente.
Para gestionar adecuadamente los conflictos de intereses, la Sociedad empleará dos mecanismos diferentes para garantizar que se identifican todos los conflictos:
En primer lugar, mantendrá un registro de los conflictos de intereses identificados. El registro se elaborará conjuntamente con el Consejo de Administración, a partir de las sugerencias y el asesoramiento del Responsable de Cumplimiento, y la empresa procederá a actualizar todos los nuevos conflictos tan pronto como se identifiquen.
En segundo lugar, el registro se revisa anualmente para comprobar si está completo. El registro identifica el conflicto, la gravedad del mismo y los controles documentados para mitigarlo.
Todos los empleados, incluidos los responsables del cumplimiento y la dirección, son responsables de identificar los casos específicos de conflicto y deben notificar al responsable del cumplimiento cualquier conflicto del que tengan conocimiento. El responsable de cumplimiento evaluará las implicaciones del conflicto y cómo debe gestionarse en colaboración con el consejo de administración.
Gestión de conflictos de intereses
Una vez que se ha identificado un conflicto, es necesario gestionarlo de forma apropiada y adecuada. La dirección y compliance evalúan cada conflicto y si el conflicto es real o percibido y cuál es el valor del conflicto o la exposición y el riesgo potencial para la reputación.
Compliance y la dirección decidirán si es viable seguir adelante con la transacción o, si el conflicto es demasiado grave, declinan actuar.
Si Compliance y la dirección deciden que el conflicto concreto puede mitigarse, deben acordar los controles que deben establecerse para gestionar el conflicto. Los controles deben documentarse en el Registro de Conflictos de Intereses.
Todo el personal debe asumir la responsabilidad de no crear a sabiendas un conflicto de intereses. Si el Cliente tiene motivos razonables para creer que un miembro del personal no ha desempeñado sus funciones de forma satisfactoria y ha actuado o está actuando de forma que ha causado o puede causar un conflicto, el Cliente está obligado a informar inmediatamente a la Empresa de estas acciones.
Supervisión
Anualmente, el Responsable de Cumplimiento llevará a cabo una evaluación de los conflictos de intereses y revisará esta política. Si procede, se tomarán todas las medidas oportunas para subsanar cualquier deficiencia. Asimismo, en la revisión anual, si el Responsable de Cumplimiento descubre nuevos conflictos de intereses potenciales o reales, estos nuevos conflictos se incluirán en el registro de conflictos de intereses de la empresa.
ACTUALIZACIONES DE LA POLÍTICA
Es posible que de vez en cuando actualicemos nuestra Política de Conflictos de Intereses. Las políticas modificadas y revisadas se publicarán en el sitio web para mantenerle informado. Es obligación exclusiva del Cliente mantenerse al día de cualquier modificación.
La Empresa mantiene un registro de Conflictos de Intereses que se actualizará a intervalos regulares y que estará disponible a petición de los clientes, asociados y terceros. No dude en ponerse en contacto con nuestro Responsable de Cumplimiento para obtener más ayuda o documentos relacionados con los conflictos de intereses.